見積書のメール送付マナー・例文テンプレート

更新日: 2026年4月2日

見積書をメールで送る際の基本マナー

見積書をメールで送付することは、ビジネスにおいて一般的な方法です。ただし、いくつかのマナーを守らないと、相手に不信感を与えたり、トラブルにつながることがあります。

まず、見積書は必ずPDF形式で添付しましょう。WordやExcelのまま送ると、相手の環境でレイアウトが崩れたり、意図せず内容が書き換えられるリスクがあります。

次に、メール本文には見積書の概要（件名・合計金額・有効期限）を簡潔に記載します。添付ファイルだけを送り、本文が空のメールはマナー違反です。

また、送信前に以下の点を必ず確認してください。

宛先（To / CC）が正しいか
添付ファイルが正しいPDFか（別の顧客の見積書を添付するミスは多い）
金額・消費税・有効期限に誤りがないか
ファイル名が分かりやすいか（例：「御見積書_株式会社〇〇様_20260402.pdf」）

見積書送付メールの例文

新規顧客への送付メール

件名：【御見積書送付】〇〇のご提案について（株式会社△△）株式会社〇〇 □□部 ◇◇様お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。先日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。ご依頼いただきました〇〇につきまして、お見積書を作成いたしましたので送付いたします。【お見積概要】・件名：〇〇制作一式・合計金額：¥550,000（税込）・有効期限：2026年5月2日ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください。何卒よろしくお願いいたします。

既存顧客への送付メール

件名：【御見積書】〇〇の追加対応について（株式会社△△）〇〇株式会社 □□様いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。ご相談いただいた〇〇の追加対応について、お見積書を添付にてお送りいたします。・合計金額：¥220,000（税込）・有効期限：2026年4月30日前回のお取引内容をベースに算出しております。ご確認のうえ、ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

件名の書き方のポイント

メールの件名は、相手が受信トレイで一目で内容を把握できるように書くことが大切です。以下のポイントを意識しましょう。

【御見積書】を冒頭に付ける：件名の最初に角括弧で書類種別を明記すると、相手が見積書だとすぐに分かります
案件名を含める：「〇〇のご提案について」のように具体的な内容を記載します
自社名を入れる：相手が複数社から見積もりを取っている場合、どの会社からのメールか分かるようにします

悪い例：「見積書をお送りします」「添付ご確認ください」
良い例：「【御見積書送付】Webサイトリニューアルのご提案（株式会社△△）」

PDFで送るべき理由と注意点

見積書をメールで送る際は、PDF形式が最も推奨されます。その理由は以下の通りです。

レイアウトが崩れない：ExcelやWordはPC環境によってフォントやセル幅が変わりますが、PDFなら常に同じ見た目で表示されます
改ざん防止：PDFは編集が難しいため、金額や条件が意図せず書き換えられるリスクを減らせます
印刷しやすい：取引先がそのまま印刷・保管する際にも、きれいに出力されます
電子帳簿保存法への対応：PDF形式で保存しておくと、電子取引データとしての保存要件を満たしやすくなります

注意点として、PDFのファイルサイズが大きすぎると相手のメールサーバーで弾かれることがあります。画像を多用する見積書の場合は、ファイルサイズが2MB以下に収まるよう気をつけましょう。

よくある失敗と対処法

別の顧客の見積書を添付してしまった

最も多いミスです。送信前に必ずPDFを開いて宛名を確認しましょう。ファイル名に顧客名を入れておくと防止しやすくなります。

添付ファイルを付け忘れた

本文に「添付いたします」と書いたのに添付がないケースです。メールソフトの添付忘れ警告機能を有効にしておくか、先にファイルを添付してから本文を書く習慣をつけましょう。

消費税や合計金額が間違っていた

手計算で見積書を作成すると計算ミスが起きやすくなります。見積書作成ツールを使えば、消費税や合計金額を自動計算できるため、ミスを大幅に減らせます。

有効期限を設定していなかった

有効期限がない見積書は、何ヶ月も後に「この金額でお願いします」と言われるリスクがあります。必ず有効期限を明記しましょう。