請求書の書き方ガイド・必要な記載項目を解説
更新日: 2026年4月2日
請求書とは？見積書・納品書との違い
請求書は、商品やサービスを提供した後に代金の支払いを求めるための書類です。見積書・納品書と合わせて「取引の三点セット」と呼ばれ、それぞれ以下の役割があります。
| 書類 | タイミング | 役割 |
|---|---|---|
| 見積書 | 取引前 | 金額・条件の提示 |
| 納品書 | 納品時 | 納品内容の確認 |
| 請求書 | 納品後 | 代金の請求 |
見積書は「いくらかかるか」を事前に伝える書類であるのに対し、請求書は「この金額を支払ってください」と確定した金額を通知する書類です。見積書の段階では金額が変わる可能性がありますが、請求書は確定額を記載します。
請求書に必要な記載項目
法的に有効な請求書には、以下の項目を記載する必要があります。
- 請求書番号：管理のために一意の番号を振ります（例：INV-2026-001）
- 発行日：請求書を発行した日付
- 宛先：取引先の会社名・担当者名・住所
- 発行者情報：自社の会社名・住所・電話番号・メールアドレス
- 品目・サービス内容：提供した商品やサービスの詳細
- 数量・単価・金額：各品目の数量と単価、小計
- 消費税額：税率ごとの消費税額を明記（インボイス制度対応）
- 合計金額：税込の合計金額
- 支払期限：「〇年〇月〇日までにお支払いください」と明記
- 振込先口座情報：銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義
インボイス制度対応の請求書の書き方
2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、仕入税額控除を受けるためには「適格請求書（インボイス）」の発行が必要になりました。
インボイス対応の請求書では、通常の記載項目に加えて以下が必須です。
- 適格請求書発行事業者の登録番号：「T」＋13桁の数字（例：T1234567890123）
- 税率ごとに区分した消費税額：標準税率（10%）と軽減税率（8%）を分けて記載
- 税率ごとに区分した対象金額：それぞれの税率に対応する取引金額の合計
登録番号を持っていない場合（免税事業者の場合）は、インボイスを発行できません。取引先が仕入税額控除を受けられなくなるため、フリーランスや個人事業主は登録の要否を検討する必要があります。
請求書の発行タイミングと送付方法
請求書の発行タイミングは、取引先との取り決めによって異なります。一般的なパターンは以下の通りです。
- 都度請求：納品の都度、請求書を発行。単発案件やプロジェクト型の取引に多い
- 月末締め翌月請求：毎月末で締めて翌月に請求書を発行。継続取引やサブスクリプションに多い
- 検収後請求：取引先が検収（内容確認）を完了した後に発行。大型プロジェクトに多い
送付方法は、近年ではメールでのPDF送付が主流です。郵送の場合は到着までの日数を考慮して、支払期限の2週間前には発送しましょう。
電子帳簿保存法により、メールで受け取った請求書データは電子データのまま保存する義務があります。PDF形式で送付・保存するのが最もシンプルな方法です。
無料で請求書を作成する方法
請求書を作成する方法はいくつかあります。
1. オンラインツールを使う（おすすめ）
ブラウザ上でフォームに入力するだけで、インボイス対応の請求書をPDF出力できます。計算ミスが起きにくく、最も手軽な方法です。当サイトの「請求書メーカー」なら登録不要・無料で使えます。
2. Excelテンプレートを使う
Excel用の請求書テンプレートをダウンロードして使う方法です。カスタマイズの自由度は高いですが、計算式の設定ミスや、PDF変換時のレイアウト崩れに注意が必要です。
3. 会計ソフトから発行する
freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトには請求書発行機能があります。売上管理と連動できるメリットがありますが、有料プランが必要な場合があります。