見積書の封筒の書き方・郵送マナー
更新日: 2026年4月8日
見積書をメールやPDFで送ることが増えた現在でも、郵送で送付するケースは少なくありません。特に官公庁・大手企業との取引では、紙の見積書を正式書類として郵送するよう求められることがあります。この記事では、見積書を郵送する際の封筒の選び方、宛名の書き方、「見積書在中」の記載方法、送付状の同封まで、知っておくべきマナーを詳しく解説します。
封筒サイズの選び方
見積書を郵送する際は、書類のサイズに合った封筒を選ぶことが基本です。見積書はA4サイズで作成するのが一般的なので、以下の2つの封筒サイズが候補になります。
長形3号（長3）封筒：120mm × 235mm
A4用紙を三つ折りにして入れるサイズです。最もビジネスで使われる封筒サイズで、定形郵便（84円〜）で送れるためコストを抑えられます。ただし、見積書に折り目がつくため、正式な書類としてはやや不向きな場合もあります。
用途：通常の取引先への郵送、コスト重視の場合
角形2号（角2）封筒：240mm × 332mm
A4用紙を折らずにそのまま入れられるサイズです。見積書をきれいな状態で届けられるため、丁寧な印象を与えます。定形外郵便（120円〜）になるため、長3より郵送コストは高くなります。
用途：重要な取引先、官公庁向け、折り目を付けたくない場合
封筒の色について
ビジネス文書の郵送には白色の封筒を使うのが一般的です。茶封筒（クラフト封筒）は社内文書や事務的な書類に使われることが多く、見積書のような正式書類には白色が好まれます。会社のロゴ入り封筒がある場合はそちらを使用しましょう。
封筒の宛名の書き方
封筒の宛名書きはビジネスマナーの基本ですが、間違いやすいポイントもあります。表面（宛名面）と裏面（差出人面）それぞれの書き方を確認しましょう。
表面（宛名面）の書き方
- 郵便番号：封筒上部の枠内に記入します。枠がない場合は右上に「〒」を付けて記載します。
- 住所：郵便番号の下、右寄りに都道府県から番地まで正式に記載します。ビル名・階数も省略しません。
- 会社名：住所の左に、1行分下げて記載します。（株）などの略称は使わず「株式会社」と正式名称で書きます。
- 部署名・役職名・氏名：会社名の次の行に記載します。個人名がわかる場合は「○○様」、部署宛の場合は「○○部 御中」とします。「様」と「御中」を併用しないよう注意してください。
裏面（差出人面）の書き方
- 封筒の左下に、自社の郵便番号・住所・会社名・部署名・担当者名を記載します。
- 封をしたら「〆」マークを書きます。これは「確かに封をしました」という意味で、ビジネスマナーとして重要です。
- 投函日（または発送日）を裏面の左上に記載すると、より丁寧な印象になります。
「見積書在中」の書き方
封筒に「見積書在中」と記載することで、受取人が封筒の中身を開封前に把握でき、重要書類として適切に処理してもらえます。記載は必須ではありませんが、ビジネスマナーとして記載することを強くおすすめします。
記載の位置と方法
- 縦書き封筒（長3）：表面の左下に、赤字で「見積書在中」と記載し、赤い枠線で囲みます。
- 横書き封筒（角2）：表面の右下に、赤字で「見積書在中」と記載し、赤い枠線で囲みます。
- 手書きでも問題ありませんが、文具店や100円ショップで販売されている「見積書在中」のスタンプを使うと、きれいに仕上がります。
なぜ赤字で書くのか？
赤字は「重要書類」であることを示す慣習です。経理部や総務部で大量の郵便物を仕分ける際、赤字の「在中」表記があると優先的に処理してもらえるメリットがあります。青字で記載しても問題ありませんが、赤字が最も一般的です。
送付状（添え状）を同封する
見積書を郵送する際には、送付状（添え状・カバーレター）を同封するのがビジネスマナーです。送付状は見積書の上に重ねて封入します。
送付状に記載する項目
- 送付日
- 宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 差出人（自社名・部署名・担当者名・連絡先）
- 件名（「見積書送付のご案内」など）
- 本文（挨拶文・送付書類の説明・補足事項）
- 同封書類の一覧と部数（「見積書 1部」など）
郵送時の注意点とよくある失敗
見積書の郵送で印象を損なわないために、以下の注意点を確認しておきましょう。
- 切手の料金不足に注意：角2封筒は定形外郵便になります。書類の枚数が増えると重量も増すため、郵便局の窓口で計量してもらうと安心です。料金不足で返送されると、相手の印象を大きく損ないます。
- 三つ折りの向きを揃える：長3封筒で三つ折りにする場合、見積書の表面（タイトル面）が見える向きに折ります。封筒から取り出して開いたときに、最初にタイトルが目に入るようにするのがマナーです。
- クリアファイルに入れる：角2封筒で送る場合は、見積書をクリアファイルに入れてから封筒に入れると、雨や折れから書類を守れます。丁寧な印象を与えるポイントです。
- 速達・簡易書留の活用：期限が迫っている場合は速達（+260円）を利用しましょう。金額の大きい見積書や重要な書類は簡易書留（+350円）で送ると、配達記録が残り安心です。
- メールでの事前連絡：郵送する前に、メールや電話で「見積書を本日郵送しました」と連絡すると、受取人が確認しやすくなります。到着が遅れた場合の追跡にも役立ちます。
- コピーを控えとして保管：郵送した見積書のコピーまたはPDFデータを社内で保管しておきましょう。後日の問い合わせや修正依頼に対応できます。
まとめ
見積書の郵送は、ビジネスの基本的なマナーが問われる場面です。封筒の選び方から宛名の書き方、送付状の同封まで、一つひとつ丁寧に対応することで、取引先に信頼感と好印象を与えられます。
- 封筒は白色の長3（三つ折り）または角2（折らずに送付）を選ぶ
- 宛名は正式名称で記載し、「様」「御中」を正しく使い分ける
- 「見積書在中」を赤字で記載し、枠線で囲む
- 送付状を同封し、同封書類の一覧を記載する
- 切手料金の不足や折り方の向きなど、細部にも気を配る
なお、見積書をPDFで作成してメール送付する方法も増えています。郵送とメール送付を使い分けて、相手のニーズに合った方法で見積書を届けましょう。